AHLSELL

Ahlsell är Sveriges ledande distributör med heltäckande sortiment inom installationsområdet. Ahlsell har 3500 medarbetare med ett 130-tal butiker och säljkontor runt om i Sverige. Huvudkontoret finner du numera i fantastiska lokaler i Liljeholmen strax söder om Stockholms stadskärna.

Ahlsell är ett företag som växer både organiskt och genom uppköp. Man hade växt ur tidigare lokaler i Göteborg och Stockholm. I samband med flytten till nya lokaler gjorde man också en förändring i arbetssätt. Målet var att skapa ökad samverkan, en gemensam kultur och goda förutsättningar för lärande.

Vi hjälpte Ahlsell från lokalsökning till färdigt kontor.

”Att informera och inkludera medarbetarna var en viktig nyckel till att medarbetarna blev positiva till förändringen"

Maria Bjurenstedt, Projektledare kommunikation

”Tidigt i projektet bestämdes ledorden för nya kontoret: robust med finess. Det blev en ledstjärna för alla beslut om gestaltning”

Mål och utmaningar 

De nya lokalerna skulle spegla varumärket Ahlsell och uppmuntra till ökat samarbete. När man får nya kollegor som skall onboardas underlättar det att ha flexibel kontorsmiljö som det går smidigt att förändra. I de gamla kontoren med enskilda rum var det krångligt att hitta plats för nya kollegor och att skapa spontan samverkan och lärande mellan kollegor.

Projektet skulle hålla budget och ändå skapa ett fint uttryck med det lilla extra. Tidplanen var tajt, cirka 6 månader från beslut om lokal till färdigt kontor.

Ahlsells interna arbetsgrupp hade ingen egen erfarenhet av en liknande förändringsresa på arbetsplatsen. Genom att komplettera med externa förändringsledare, projektledare från Ahlsell, styrgrupp och inredningsarkitekter från Spectrum skapades ett väl fungerande team.

Lösningar

Lösningen blev att gå från egna kontor till aktivitetsbaserat arbetssätt. För att göra förändringsresan så smidig som möjligt var kommunikationsavdelningen tidigt ute med en kommunikationsplan. En av de viktigaste uppgifterna var att tidig bemöta missuppfattningen att det skulle bli ett ”trälhav”.

Ahlsells nya kontor följer ledorden “Robust med Finess” för att återspegla varumärket och skapa en kvalitativ arbetsplats. Alla rum är koordinerade i subtila färgtoner med blå som dominant färg. För att undvika en opersonlig känsla i övergången från egna rum till aktivitetsbaserat, använda vi lokalens naturliga flöden och skapades separata zoner.

Ett sätt att både värna om miljön och dessutom hålla budget var återbruk av möbler. Spectrum arkitekter gjorde även en kartläggning av hur mycket möbler som behövde köpas in och hur många skrivbord de olika avdelningarna behövde.

Projektet delades upp i två delar: Hårda delar som handlade om lokalen och tekniken och mjuka delar som handlade om människan och ledarskap. Projektformen skapade en dynamik som fångade upp flera olika perspektiv. De löpande avstämningarna gjorde att man kunde gå i samma riktning.

Resultat och nästa steg

Att tiden var knapp blev faktiskt en fördel. Det gjorde att alla blev mer lösningsorienterade och att det fanns mindre tid att spekulera över hur det skulle bli. Ett synsätt som arbetsgruppen hade är att kontoret alltid är en pågående process. Det går att ändra även efter inflyttning. Det minskade pressen på arbetsgruppen.

Hela personalen har varit positiva. Extra kul är att de skeptiska har omvänts. De är stolta över det nya kontoret och nämner särskilt känslan i lokalerna. Det nya kontoret har genom sin flexibla utformning underlättat för dem att hitta nya sätt smartare sätt att jobba på. 

När detta skrivs, augusti 2020, förbereder Ahlsell återkomsten till kontoret. Maria hör att många kollegor nu längtar tillbaka till kontoret.

Nästa steg blir att kartlägga hur kontoret används, för att kunna göra förbättringar och anpassningar efter nya beteenden och behov.