Micasa Fastigheter är ett fastighetsbolag som äger, förvaltar och utvecklar Stockholms stads omsorgsfastigheter. Micasa har cirka 100 anställda, med huvudkontor i Husby, i norra delen av Stockholm.
Utmaningen
Micasa flyttade in på sitt kontor 2014 där Spectrum ansvarat för både exteriör och interiör design. Sedan dess har antalet anställda ökat med cirka 30% och Micasa planerar för ytterligare tillväxt. Under 2019 fastställdes en ny organisation och nya arbetsprocesser.
”Vi vill öka nyttjandegraden av kontoret och öka samarbetet över gränser. Vi har jobbat så mycket i silos på Micasa och vi vill med kontorets hjälp och möblering spränga bort dom här gränserna och öka samarbetet. Och det innebär att vi någonstans måste möta varandra och sätta oss på flera sätt än vad vi gör idag”
– Marianne Hall, Enhetschef, Micasa fastigheter AB
Under våren 2020 gav ledningen klartecken till att se över arbetsplatsen för att anpassa den till de nya förutsättningarna. En inkluderande process påbörjades där medarbetare varit med och definierat vad ett nytt arbetssätt innebär för arbetsplatsen. Spectrum arkitekter fick uppdraget att stötta projektgrupp och ledning med rekommendationer till förändringar av samarbetsvägar och arbetsplats.
Spectrum arkitekter fick uppdraget att göra ett förslag på förändring till ledningen. Rekommendationerna till förändring av arbetsplatsen baserades på research och analys av både Micasas övergripande mål och medarbetarens framtida behov. Förutsättningarna var bland annat att Micasa ska sitta kvar i nuvarande lokaler, samt att investeringarna i inredning skulle hållas nere.
Småfakta
VAD: Ombyggnad av fastighet för nytt huvudkontor i Husby samt förändringsarbete
OMFATTNING: Helt ny interiör och exteriör och anpassningar
FÄRDIGT: Nytt kontor 2014, anpassning 2020.
FÖRDELAR MED ANPASSNING UNDER COVID-19:.
+ Hänsyn till kontorets nya roll som plats för samverkan
+ Ledningen har fått en klarare bild av vad medarbetaren gör och vill ha
+ Medarbetaren har hunnit testa arbete på distans
+ Förändringar i lokalen går lättare att göra när beläggningen är lägre
+ Micasa kommer att vara förberedda för att möta medarbetarens nya behov
Lösningen 2020
I samband att vi påbörjade projektet kom Corona-19. Kontoret har hållits öppet, men medarbetarna började jobba hemifrån i mycket större utsträckning. Vi valde då att omvandlade alla fysiska workshops och intervjuer till digitala versioner. För att säkerställa flexibilitet och kommunikation arbetade vi agilt, i 3 veckors sprintar med veckovisa kortare digitala avstämningar. Från projektstart till slutleverans gick på 6 veckor. I leveransen ingick:
Workshop med ledningen för att fastställa mål och prioriteringar
11 intervjuer med medarbetare med frågor om distansarbete och kontorets nya roll
Studiebesök och granskning av lokalerna
Enkät som gjordes i Google Forms där Spectrum var bollplank för upplägg och frågor
Analys av all informationsinsamling och rekommendationer med två scenarier beskrivna som inplaceringsskisser med funktionsbeskrivningar och dimensionering. Beslutsunderlaget innehåller konsekvenser av att behålla egna skrivbord och att öka delningen av skrivbord och övriga funktioner.
Resultat och insikter från “Det Nya normala” 2020
Behovsanalys om vad medarbetarna behöver ha för att vara produktiva och må bra
Medarbetarna har fått göra sin röst hörd, vilket skapar engagemang i sin arbetsplats
Insikter om hur det fungerar att arbeta på distans och vad kontorets viktigaste roll är
Ledningen har genom de 2 scenarierna fått konkreta förslag att diskutera och ta beslut om. Det har gjort att ledningen som grupp nu är mer positiva till att förändra Micasas arbetssätt och har en gemensam målbild.
Beslutsunderlaget har visat att kontoret har outnyttjade ytor och funktioner som går att omvandla till mer efterfrågade funktioner, en uppdatering som innebär små investeringar.
